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Otimizar processos: o que é, importância e como fazer

Com o aumento da concorrência entre as organizações, as empresas enfrentam desafios cada vez maiores em se destacarem nos seus respectivos mercados de atuação. As que se sobrepõem sobre as outras são aquelas que conseguem reduzir os seus custos e manter a qualidade de seus produtos ou serviços, o que por sua vez acaba também impactando de maneira positiva na lucratividade da organização.



Dado esse contexto, como essa metodologia pode ser aplicada na sua empresa? É necessário levar em conta uma série de fatores que vão impactar o sucesso da organização, mas nesse tópico abordaremos a importância de desenvolver os processos através da otimização.


O que é?


A otimização de processos pode ser definida basicamente em mapear, padronizar, analisar e corrigir todas as atividades de um determinado fluxo de trabalho, onde os processos são organizados e descritos de uma maneira clara e detalhada para todos os envolvidos, levando sempre em conta a produtividade e eficiência das etapas a serem realizadas, as quais estão sujeitas a serem modificadas ou até mesmo eliminadas caso se mostrem ineficientes e desnecessárias.


Qual a importância?

A otimização dos processos é importante para uma organização, pois isso ajuda a melhorar o desempenho e a produtividade, além de aumentar sua eficiência e diminuir ou eliminar custos e desperdícios inoportunos. Com essa otimização, podemos obter vários benefícios que podem trazer grandes resultados a organização em questão, os quais serão citados abaixo.


Redução de custos: Com análise dos processos, é possível identificar possíveis desperdícios e buscar eliminá-los, diminuindo os custos desnecessários que não agregam valor ao processo.


Redução de riscos: Além da redução de custos, percebe-se que com a análise dos processos, existe a possibilidade de reduzir os riscos de falhas que possam afetar os resultados dos processos.


Gestão de tempo: A identificação (e possível eliminação) de atividades que não agregam valor ao resultado dos processos, pode melhorar a gestão de tempo, aumentando, por sua vez, a produtividade.


Aumento da eficiência e melhoria de resultados: A padronização dos processos com redução de riscos, custos e melhoria na gestão de tempo, trará mais qualidade e rapidez na execução dos mesmos, produzindo com mais eficiência e gerando melhores resultados.


Aumento da capacidade de resolução de problemas: Com os processos identificados, mapeados e analisados, é possível diminuir a variabilidade dos mesmos, gerando mais qualidade e facilitando na identificação de problemas para ampliar a capacidade de solucioná-los de maneira mais ágil.


Como fazer?


Para conseguir a otimização dos processos, é necessário mapear todas as atividades na execução do processo, identificar os pontos de atenção que podem ser melhorados, definir, analisar e implementar essas melhorias, além de monitorar os resultados. Com essas etapas, o processo poderá ter melhores resultados com a redução de custos, desperdícios de tempo, energia ou materiais de atividades que não agregam valor. Dessa forma, explicaremos cada uma dessas etapas a seguir.


1. Mapeamento de processos

O primeiro passo para uma otimização de processos efetiva é mapear as atividades envolvidas no fluxo produtivo, que deve ocorrer levando em conta as funções e pontos de vista de todos que estejam, mesmo que indiretamente, envolvidos no mesmo. A partir disso, faz-se necessária a elaboração de fluxogramas (os quais podem ser feitos através de plataformas específicas para isso), que serão importantes para uma análise clara e visual do andamento do processo em questão e seus pontos específicos.


2. Identificar pontos de melhoria

Após o mapeamento, é importante analisar de maneira crítica cada etapa realizada no processo e identificar possíveis pontos que não estejam sendo produtivos ou até mesmo desnecessários, evidenciando a necessidade da implementação de melhorias.


3. Definir, analisar e implementar as melhorias

Detectando os pontos a serem melhorados, é importante que os membros da organização discutam entre si e busquem formas de implementar as melhorias. Uma forma de se definir e analisar diferentes abordagens para essas melhorias é através do chamado “Brainstorming”, realizado entre os integrantes da organização, que é caracterizado por ser basicamente um ambiente livre de julgamento em relação às ideias propostas, a fim de estimular uma visão fora da caixa e a criatividade para a construção de ideias e soluções que busquem inibir os problemas identificados.


4. Monitorar os resultados

Com a otimização dos processos, é necessário que os resultados sejam monitorados, a fim de verificar se as mudanças tiveram resultados positivos e se os novos processos estão sendo feitos de maneira correta. Essa etapa é importante para que se busque a padronização da melhoria feita e em seguida, manter processos de melhoria contínua dentro da organização.


Conclusão:


Percebe-se, assim, que a otimização dos processos feita através das etapas supracitadas é capaz de, entre várias coisas, ampliar a visão dos métodos da organização, sendo possível estudar e aplicar novos planos de ação no fluxo produtivo, os quais buscarão reduzir gastos desnecessários, aumentar a eficiência e gerar melhores resultados, sempre auxiliando a empresa a aumentar sua produtividade e caminhar cada vez mais para perto das suas metas, além de ser de suma importância para que a mesma continue se aprimorando a fim de chegar à sua melhor versão.

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